Inför årsmötet

Årsmötet i lokalföreningen – så förbereder man det

Ett årsmöte har man för att sammanfatta året som gått inom föreningen och göra upp planer för det nya året.
Man ska också kolla ekonomin och se till att ingen använt föreningens pengar på ett felaktigt sätt.
Så årsmötets viktigaste uppgifter är
1) kolla av ekonomin
2) ge den gamla styrelsen ”grönt ljus” för året som gått
3) välja en ny styrelse
4) göra upp planer för framtiden

Här finner du ett förslag till hur föreningen förbereder årsmötet

1.Boka in något ”kul” till årsmötet
Det finns inget som är så noga reglerat i stadgarna som just årsmötena! Årsmötet är mycket viktigt för föreningens inre liv – för att det ska vara ordning och reda i föreningen. Men om det inte är några konflikter inom föreningen så är årsmötet snabbt avklarat. Då kan det vara bra att ha någon slags ”underhållning” på årsmötet – något som får medlemmarna att komma. Det kan vara såväl en läkare som pratar om vårdfrågor som en ståuppare som drar vitsar eller en medlem som visar bilden från en spännande resa. Det är ju bäst om det är något som hänger samman med allergifrågor och/eller föreningen.
Lite gott fika passar också bra.

2. Skicka ut information om årsmötet i tid
Föreningen ska  bjuda in (skicka en skriftlig kallelse till) alla sina medlemmar senast 14 dagar innan mötet. Det räcker att mejla inbjudan till de som har en mejladress, men de andra åset ju också få en inbjudan.
I stadgarna står det att de viktigaste handlingarna ska ”hållas tillgängliga” minst de 14 dagarna före årsmötet – och finnas med på mötet. Med ”hållas tillgänglig” menas att de finns att få tag på, till exempel genom att de går att beställa från någon (eller finns på föreningens hemsida eller på föreningens lokal). Man behöver alltså inte posta dem till var och en.
Handlingarna som ska finnas tillgängliga är:
a. verksamhetsberättelse
b. revisionsberättelse
c. förslaget till ny styrelse
d. motioner till årsmötet och svar på dem

I stadgarna står det också att årsmötet ska hållas senast 1 mars.

3. Revisionen
Revisorn ska kolla att allt gått till på rätt sätt i föreningen:
Har man kvitton på utgifterna, är utgifterna försvarbara, ser bokföringen sund ut, finns det beslut på de större utgifter förening haft?
När revisorerna gjort sin kontroll skriver deen revisionsberättelse. Förslag på en normal revisionsberättelse finns att ladda ner
Är det ett och annat revisorn är missnöjd med kan de skriva ner det iett brev och ge till styrelsen efter årsmötet. Då gäller det sånt som revisorerna  inte tycker är väldigt fel, men som de tycker att styrelsen borde görapå ett  bättre sätt till nästa årl.
Är det riktigt uselt skött kan revisorerna låta bli att föreslå ”ansvarsfrihet” – alltså ge styrelsen rött ljus istället för grönt. En sådan åtgärd är ytterst sällsynt. Många kan vara flitiga årsmötesbesökare under hela sitt liv utan att vara med om det.
Revisionen måste vara klar minst 14 dagar före årsmötet.

4. Valberedning
På förra årsmötet har man oftast valt en ”valberedning”. Det är en grupp som ska se till att föreningen får ihop till en ny styrelse.

En slö valberedning frågar helt enkelt alla i den gamla styrelsen om de ställer upp ett år till. Fast det är långt ifrån den bästa metoden.
Först bör valberedningen kolla hur många gånger varje enskild styrelsemedlem varit borta. Om denne aldrig hinner vara med är det ju dumt att göra om misstaget att välja den personen.
Sedan bör den titta igenom medlemsregistret för att kolla vilka det finns att välja mellan. Målet är att få en engagerad styrelse där flera olika intressen och åldrar finns med.
Nästa steg blir att ringa runt till nuvarande styrelse och till sådana som man tror (eller vet) kan vara intresserade av att sitta i styrelsen.
Valberedningen brukar också att ha till uppgift att ordna fram mötesordförande och sekreterare för årsmötet.

5. Planera nästa års verksamhet
Styrelsen bör träffas i god tid innan årsmötet och diskutera igenom, ordentligt, vad man ska satsa på under det kommande året. Så årsmötet kan ha en riktig diskussion om vad som ska hända inom föreningen.

6. Ersättningar till styrelsen
Det är årsmötet som ska besluta om de som är med i styrelsen ska ha någon ersättning. Styrelsen ska inte besluta om sina egna ersättningar.
Det är bra att ha regler för reseersättningar och vad som gäller om man tar ledigt från jobbet en dag.
Många föreningar ger också styrelsen kostnadsersättningar för småkostnader deras uppdrag leder till, men som man inte kan ta kvitto på. Det kan handla om småresor med bilen, bläck till skrivaren, telefonsamtal…Om föreningen ger ett arvode så är det skattepliktigt och föreningen ska lämna arbetsgivaruppgift och kan även behöva betala arbetsgivaravgift. ”Arvode” är en ersättning för utfört arbete åt föreningen. Ett annat ord för sånt är ”lön” – arvode är lika skattepliktigt som lön.

Regler för årsmötet

1. Årsmötet ska vara genomfört senast 1 mars.
2. Kallelsen ska skickas ut till medlemmarna senast 14 dagar före årsmötet.
Den ska innehålla:
- tid och plats för mötet
- förslag till dagordning
3. De här handlingarna ska hållas tillgängliga för medlemmarna under 14 dagar före årsmötet, och naturligtvis också under årsmötet
- Verksamhetsberättelse med ekonomisk berättelse
- Revisionsberättelse
- Förslag från valberedningen
- Motioner (om det nu finns några) och styrelsens svar på dem
4. Motioner till årsmötet ska lämnas in till styrelsen senast 15 januari
5. Alla medlemmar har rösträtt på årsmötet.
6. Styrelsen ska lämna över de handlingar som behövs till revisorer senast 1 februari
7. Revisorerna ska lämna sin berättelse till styrelsen senast 15 februari.
8. Vill föreningen ha något stadgetillägg är det bara årsmötet som kan fatta beslut om något sådant. Eventuella tillägg får inte strida mot normalstadgarna.

Mall_för dagordning på årsmote
Mall för revisionsberättelse>>>
Mall för verksamhetsberättelse>>>
Mall för kostnadsersättningar>>>

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>