Årets kongress är helt digitalt och för att kunna delta i kongressen behöver du förbereda din digitala enhet så att du kan delta under behandlingen. Du behöver följande för att delta under kongressen:
- En dator, surfplatta eller smartphone
- En stabil/bra internetuppkoppling
- Hörlurar eller högtalare för god ljudkvalitet
- Mikrofon och kamera för att kunna delta i diskussioner
När behandlingen pågår under kongressen 24–25 maj så rekommenderar vi dig att antingen använda separata enheter, en för VoteIT och en annan för Zoom, alternativt att du använder båda på datorn. Vi rekommenderar inte att använda enbart mobilen för både Zoom och VoteIT. Delvis för att det är krångligt att byta fram och tillbaka mellan Zoom och handlingarna i VoteIt men också för att du får betydligt enklare översikt över handlingarna på en större skärm.
Det är bra om du sitter på en lugn plats med bra ljus för att undvika störningar under mötet.
Under behandlingen kan man välja att delta ensam eller sitta tillsammans med andra mötesdeltagare för att följa sändningen tillsammans.
Delta flera personer på samma plats
Om ni är flera deltagare på samma plats så är det viktigt att förbereda er och säkerställa att utrustningen fungerar bra. Se till att ni har tillgång till en tillräckligt stark internetuppkoppling och att alla kan höra och delta utan störningar. Sitter tillsammans med gemensam ljud och bild (i tex ett konferensrum) så behöver fortfarande varje ombud använda en egen dator, surfplatta eller smartphone för VoteIT. Det är också viktigt att alla syns i bild så att det är tydligt vilka ombud som deltar vart.
Om ni saknar tillgång till lokal för att sitta tillsammans under behandlingen på kongressen, den 24-25 maj, kan ni kontakta er lokala ABF förening. Astma- och Allergiförbundet är anslutna till ABF och får hyra lokal till låg kostnad.
Under utskottsarbetet behöver ni kunna sitta mer utspritt. Eftersom varje ombud ingår i ett eget utskott är det stor chans att ni inte hamnar i samma grupp. Om ni sitter för nära varandra kan ni därför lätt störa varandras arbete. Det är därför en bra idé att placera er i olika rum, då ni sannolikt deltar i olika utskott.
Verktyg som vi använder på kongressen
Zoom (också känt som Zoom Workplace) är ett digitalt mötesverktyg som vi kommer använda under kongressen. Det är här som du följer sändningen från kongressen och där alla muntliga yrkanden lyfts.
Ladda ner Zoom: Gå till www.zoom.us och ladda ner Zoom-appen för din enhet.
Anslut till mötet: Klicka på den möteslänk som du kommer få skickad till dig.
Funktioner att använda i Zoom
Mute/unmute: Stäng av din mikrofon när du inte pratar för att minska bakgrundsljud.
Kamera: Sätt på och stäng av kameran.
Chat och reaktioner: Vi kommer inte använda chatten under mötet utan all dialog sker genom att man begär ordet. Man kan under mötet skicka en reaktion(exempelvis en tumme upp eller applåd).
VoteIT är verktyget vi använder för att läsa och lägga förslag (yrka), sätta upp sig på talarlistan, rösta och fatta beslut under hela kongressen. VoteIt kräver inte att du installerar någon app utan används direkt i din webbläsare.
Logga in på VoteIT: Logga in med din mejladress på VoteIt via den länk som du kommer få skickad till dig. OBS! du ska logga med e-post och inte BankID. Du anger e-posten som du anmält dig till mötet med och får då en kod till din e-post som du loggar in med. Du loggar in på samma sätt varje gång.
Läsa och diskutera förslag: I VoteIt kommer du hitta dagordning och beslutsunderlag för hela kongressen. Under varje enskilt område kan du även hitta de yrkanden som lagts av styrelsen eller ombud. Innan behandling inleds på kongressen så kan du diskutera de förslag som finns i VoteIT. När behandlingen pågår sker istället all dialog istället via det digitala mötet i Zoom. Du begär då ordet i Zoom under den punkt som du vill göra ett inlägg under.
Rösta: All röstning sker i VoteIT. Finns det bara ett förslag till beslut under en punkt så kommer vi rösta muntligt i Zoom. Mötesordförande kommer då att ställa frågan ”är det mötets mening att bifalla förslag x?” varpå alla som röstar ja svarar jakande.
Så loggar du in på VoteIT
- Gå till aaf.voteit.se
- Tryck på knappen ”Logga in till Astma- och allergiförbundet”.
- Välj inloggningsmetod ”E-post”.
- Skriv in den epost-adress som du använde när du anmälde dig till mötet och tryck på ”Start login”.
- Kolla din e-post, där har du fått ett mail från VoteIT med en kod som du matar in i rutorna på skärmen.
Du ska nu vara inloggad. Om du ser ditt namn högst uppe till höger i det violetta fältet så är allt i ordning. Du kan nu klicka på den vita rutan Kongress 2025.
Instruktionsfilm om VoteIT
Vi har tagit fram en instruktionsfilm om VoteIT som man bör titta på innan man deltar på kongresskolan. Du kan titta på instruktionsfilmen via länken nedan.
Testa din utrustning innan mötet
För att undvika tekniska problem rekommenderar vi att du testar din utrustning innan kongressen drar igång.
- Testa din internetuppkoppling. Kan du t.ex. titta på YouTube eller annan streaming utan att det hackar?
- Ladda ner och loggar in på Zoom.
- Logga in på VoteIT.
- Kontrollerar att din mikrofon och kamera fungerar. Testa t.ex. att bjuda in en kompis i din kongressdelegation till ett möte i Zoom. Då märker ni om någon av er har problem med utrustningen samt bekanta er med funktionerna stänga av, sätta på mikrofon, räcka upp handen etc.